Zehn Tipps für die einfache E-Mail-Organisation

(rh) - "Sie haben 933 neue Nachrichten": Wer hat sich nicht schon einmal über die E-Mail-Flut in seinem Postfach geärgert. Auf einem normalen Büro-Rechner sammeln sich pro Tag dutzend neue Nachrichten an. Da die elektronische Kommunikation immer weiter zunimmt, sieht es auch im privaten Bereich mittlerweile nicht mehr anders aus. Um das alles in den Griff zu bekommen, ist eine einfache strukturierte Organisation unerlässlich.

Mehr zum Thema Digitales

Wir wollen Ihnen mit diesen zehn Tipps das Leben erleichtern und die richtige Hilfestellung geben, damit Ihr Posteingang nicht überquillt und Sie beim Öffnen Ihres E-Mail-Programms keinen Nervenzusammenbruch bekommen.

Vorab eine der wichtigsten Regeln: Disziplin. Die gute altmodische Disziplin. Sie ist leider unerlässlich um Ordnung in das Post-Wirrwarr auf dem PC zu bekommen. Nur wer sich dauerhaft an die vorgeschlagenen Tipps hält, wird das Problem mit den Mails langfristig bändigen können.

Da heutige E-Mail-Programme von der Funktionsweise sehr ähnlich sind, kann man die Tipps auf fast alle Mail-Verwalter übertragen – ob auf dem Rechner oder online direkt beim Anbieter.

1. Posteingang

Machen Sie den Löschen-Button zu Ihrem Freund. Es bringt nichts, jede Mail monatelang zu konservieren und damit das Postfach zum Überlaufen zu bringen. Jede Nachricht, die gelesen wurde und keine Informationen enthält, wegen denen man sie aufheben müsste, sollte sofort danach gelöscht werden. Betrachten Sie den Eingang nicht als Sammelplatz sondern vielmehr als To-do-Liste.

2. Unterordner

Unterordner schaffen Platz. Sie sind eine Ablagefläche ausserhalb des Posteingangs. Sie sollten die Ordner nach verschiedenen Themenschwerpunkten strukturieren. Aber auch hier gilt: Je weniger, desto besser. Eine Sortierung mit drei Ebenen gilt als optimal.

3. Filter

Seine empfangenen E-Mails mithilfe von Filterregeln zu sortieren, kann viel Arbeit ersparen. Jedes moderne Mail-Programm bietet diese Funktionen. Bei der Definition der Regeln sollten Sie aber sehr präzise vorgehen, sonst können falsch eingelaufene Nachrichten umso mehr Arbeit verursachen.

4. Reihenfolge

Die voreingestellte Ordner-Reihenfolge der E-Mail-Programme muss nicht zwangsläufig optimal für Sie sein. Machen Sie davon Gebrauch, dass Sie die Reihenfolge verändern können und passen Sie diese an Ihre Bedürfnisse an. Ziehen Sie beispielsweise den Posteingang nach oben, da Sie ja meist hier starten.

5. Ordnerstruktur

Auch die Struktur der Ordner muss nicht übernommen werden. Hier ist vor allem eines sehr ratsam: Legen Sie gesendete und empfangene Objekte zusammen. Das ist sehr hilfreich wenn Sie im Nachhinein eine Korrespondenz nachvollziehen wollen. Liegen alle Nachrichten an einem Ort, verliert man nicht den Überblick.

6. Archiv

Überlasten Sie Ihr System nicht. Jedes Ordnungsmodell ist überflüssig, wenn die zu verwaltenden Daten überhand nehmen. Durchforsten Sie also regelmässig die zum Arbeiten wichtigsten Ordner und archivieren Sie Mails, von denen Sie sich keineswegs trennen möchten. Der Rest wird natürlich gelöscht.

7. Wiedervorlage

Damit die Anzahl der zu bearbeitenden Mails im Posteingang nicht zu hoch wird, bieten moderne E-Mail-Programme eine Wiedervorlage-Funktion an. Alternativ kann man natürlich auch einen entsprechenden Ordner anlegen.

8. Funktionen nutzen

Machen Sie sich mit den Funktionen Ihrer E-Mail-Software vertraut. Gerade die neuen Versionen enthalten viele Elemente, die Ihnen bei der Organisation enorm weiterhelfen können.

9. Markieren

Nutzen Sie die Möglichkeit, Mails nach Priorität farblich zu markieren. Das erleichtert die Suche und schafft erheblich mehr Übersichtlichkeit.

10. Papierkorb

Eigentlich selbstverständlich, trotzdem sagen wir es noch einmal: Leeren Sie den Papierkorb – täglich. Alles was hier reingewandert ist, wird nicht mehr benötigt und muss auch nicht archiviert werden. Das sind nur unnötige Datenmengen.