30 Knigge-Tipps fürs Büro: So rückt die Karriere näher

(ncs/iv) - Feiern und arbeiten - wie passt das zusammen? Mit dieser Frage beschäftigt sich Imme Vogelsang seit fast 30 Jahren. Als selbstständige Imagetrainerin und aktives Mitglied der Etikette Trainer International (ETI) coacht sie Geschäftsleute aus den unterschiedlichsten Arbeitsbereichen und bringt ihnen die wichtigsten Knigge-Regeln für einen erfolgreichen Business-Alltag.

Mehr zum Thema Karriere

Ob die Karriere gelingt, entscheidet sich aber nicht allein am Schreibtisch. Vor allem beim Umgang mit Kollegen und Vorgesetzten kommt es darauf an, sich richtig in Szene zu setzen anstatt in unnötige Fettnäpfchen.

Die Expertin beantwortet die wichtigsten Fragen zur Etikette beim Geschäftsessen, der Betriebsfeier oder einfach nur in der Kaffeeküche.

Wer sollte denn bei einem Business-Treffen zu erst das Wort ergreifen?

Anders als im privaten Bereich zählt im Geschäftsleben beim Vorstellen und Begrüssen heute nur noch eines: Die Hierarchie. Im Zuge der fortgeschrittenen Emanzipation spielen Alter und Geschlecht keine Rolle mehr, entscheidend ist immer nur: Wer ist der oder die Ranghöchste? Der höher Stehende wird zuerst begrüsst und entscheidet auch, ob er die Hand reichen will oder nicht. Wer also besonders höflich sein will und bereits mit ausgestreckter Hand auf sein Gegenüber zuläuft, nimmt diesem die Möglichkeit zu entscheiden, ob er überhaupt mit Handschlag begrüssen möchte. Und tritt so womöglich kräftig ins Fettnäpfchen.

Darf man die Sonnenbrille während der Begrüssung aufbehalten?

Höflich ist es, dem Gesprächspartner bei der Begrüssung in die Augen zu sehen, darum auf jeden Fall die Sonnenbrille abnehmen. Bei einer langen Unterhaltung im Sonnenlicht kann sie natürlich wieder aufgesetzt werden, niemand muss sich die Augen ruinieren. Verspiegelte Brillen sind dabei tabu, weil man die Augen des anderen nicht sehen kann. Wirklich albern ist es, in der grellen Sonne mit zusammengekniffenen Augen herumzulaufen, bloss weil die Frisur ohne die Fassung nicht hält.

Wer darf denn dann heutzutage das "Du" anbieten?

Im Business ausschliesslich der Höhergestellte, privat sind es die Frauen und die wesentlich Älteren. Ein Handschlag oder einfaches Zuprosten besiegeln übrigens den neuen Status. Brüderschaft trinken ist absolut antiquiert.

Welche Regeln gilt es bei einem Geschäftsessen zu beachten?

Beim Geschäftsessen warten bereits vor der Restauranttür die ersten Stolpersteine: Wer betritt als erster das Lokal? Die Frau oder doch der Mann? Der Kunde? Richtig ist heute der Gastgeber – egal ob männlich oder weiblich. Das Personal lernt an den Servierfachschulen: Wer zuerst reinkommt, ist mein Ansprechpartner, der auch zahlt.

Und wer bestellt?

Den Wein bestellt der Gastgeber, Wasser kann jeder selbst ordern. Cola und andere Softdrinks haben bei einem guten Essen nichts zu suchen, denn sie beeinträchtigen die Geschmacksnerven für die feinen Aromen von Speisen und Weinen.

Gilt die Rangordnung der Bestellung auch beim Essen?

Ein guter Gastgeber einigt sich immer mit seinen Kunden oder Gästen auf die gleiche Anzahl von Gängen und lässt sie nicht alleine essen, während man selber Däumchen dreht. Diät ist keine Ausrede!

Welches Besteck benutzt man für welchen Gang?

Genau wie das Besteck werden auch die Gläser von aussen nach innen benutzt – und Kelchgläser immer am Stiel angefasst. Denn fettige Fingerabdrücke sehen unappetitlich aus und wer das Glas am Kelch anfasst, verändert durch die Körperwärme der Hand die optimale Temperatur des Getränks und outet sich so deutlich als Banause.

Gibt es bestimmte Gesprächsthemen, die eine Voraussetzung für die Karriere sind?

Weinkennerschaft gehört heute fast zum Allgemeinwissen, zumindest in "besseren" Kreisen. Entscheidend ist, mit wem man es beruflich zu tun hat. Ist der Vorgesetzte ein ausgewiesener Weinliebhaber und –kenner, können Weinkenntnisse tatsächlich dazu beitragen, beruflich aufzusteigen. Generell sollte ein Grundwissen über gute und schlechte Jahrgänge vorhanden sein, um im Restaurant auswählen zu können.

Empfehlenswert ist es, auch etwas über die Kombination "Wein-Essen" parat zu haben und mit Thesen wie "Zum Käse trinke ich viel lieber Weisswein, weil das besser passt" oder "Fisch und Rotwein, warum denn nicht, wenn er entsprechend zubereitet ist" aufwarten zu können. Man sollte in der Lage sein zu erkennen, ob ein Wein korkt, oxidiert ist oder sonstige Macken hat.

Das Essen ist zu Ende, die Rechnung wird bestellt. Was tun, wenn sie nicht kommt?

Wer nach dem Essen die Rechnung verlangt und endlos darauf warten muss, wird zur Recht sauer. Besonders dann, wenn in der Firma bereits die nächsten Termine auf der Agenda stehen. Immer wieder wird der Tipp gegeben: Nach einer halben Stunde und dreimal Bescheid geben, dürfe man ohne zu zahlen gehen. Das ist stimmt so nicht! Die Rechnung müssen Sie immer zahlen. Kommt keiner an den Tisch, sollte man direkt an die Theke gehen. Scheitert auch das, hinterlassen Sie Ihre Visitenkarte mit Namen und Anschrift, damit der Wirt die Rechnung zuschicken kann. Den Tatbestand der Zechprellerei gibt es in Deutschland übrigens im Gegensatz zur Schweiz nicht.

Wie viel Trinkgeld sollte man geben?

Der Hotelboy schaut erwartungsvoll auf, nachdem er die Koffer und den schweren Karton mit den Präsentationsunterlagen in unserem Zimmer abgestellt hat. Wie viel Trinkgeld ist jetzt angebracht? In Deutschland sind 0,50 bis 1 Euro pro Gepäckstück üblich. Das Zimmermädchen bekommt 1 bis 2,50 Euro pro Tag (wird auf dem Tisch im Hotelzimmer mit einem kleinen "Dankeschön" liegen gelassen). Der Wagenmeister erhält 5 Euro, ein Portier für Problemlösungen 5 bis 25 Euro. Im Restaurant sind in Deutschland 7 bis 10 Prozent Trinkgeld fast überall richtig, auch im Taxi. Ausnahme: In Sterne-Restaurants sind 3 bis 5 Prozent ausreichend, sonst disqualifiziert man sich als "neureich" oder Banause.

Was ist das richtige Outfit für ein Geschäftstreffen?

Ein weiterer Stolperstein ist die Kleidung: Sind Sie auf einen exzentrischen Auftritt aus? Oder können Sie sich den Gegebenheiten anpassen? Auch, wenn es sich spiessig anhört: Sie werden auffallen, wenn Sie der einzige sind, der keine Krawatte trägt. Das gleiche gilt für's Cocktailkleid inmitten legerer Freizeitmode. Aufmerksamkeit ist garantiert, Spott ebenfalls. Halten Sie sich also besser an die Hinweise in der Einladung oder erkundigen Sie sich bei den Organisatoren.

Gilt dieser Dresscode immer?

Welche Kleidung im Geschäftsalltag erlaubt ist, hängt wesentlich von der Branche ab. Sowie man auch nur ansatzweise Kompetenz und Autorität - auch gegenüber Mitarbeitern und Kollegen – ausstrahlen möchte, sollte man sich entsprechend kleiden: Anzug oder leichte Hose plus Jackett. Männer sollten nie ohne Strümpfe aus dem Haus gehen und auch keine zu kurzen Socken tragen – von hellen gar nicht zu reden. Das Sakko bleibt an, bis der Ranghöchste oder der Gastgeber seines auszieht.

Untersuchungen belegen, dass man in Dunkelblau und Anthrazit überzeugender aussieht als in Khaki und hellen Sommerfarben.
Für Frauen gilt: Dass man mit Hotpants "aufreizend" und "sexy" assoziiert, ist jedem klar. Dieser Look hat aber mit Professionalität im Büro nichts zu tun. Kleiden Sie sich lieber so, dass nicht Ihr "Sexappeal" im Vordergrund steht, sondern Ihre Qualifikation. Also besser leichter Hosenanzug, Kleid oder Rock und Jackett. Immer wieder umstritten, aber dennoch geltende Regel: Nie ohne Strümpfe und keine vorne offenen Sandalen.

Können Männer jedes Hemd tragen?

Ein Dauerthema sind Diskussionen über Hemdenärmel bei Männern. Langarm für Elegante oder Kurzarm für Lässige? Ganz klassisch ist auch im Sommer Langarm angesagt. Vor allem im Ausland. Kurzärmlige Hemden sind etwas für Uniformträger. Sie vermitteln zudem Pfadfinder-Status. Wenn es denn unbedingt so ein "Schwimmflügelchen" unter dem Jackett sein muss, dann nur ohne Krawatte. Nur sollte man sich bewusst sein, welche Signale man mit der sichtbar fehlenden Manschette unter dem Sakkoärmel sendet. Schlimmstenfalls: "Stillos, spielt nicht in meiner oder unserer Liga".

Sollte man das Handy vor einem Termin besser ausschalten?

Wer im Restaurant oder während einer Veranstaltung oder eines Meetings sein Mobiltelefon gleich als erstes auf den Tisch legt, dokumentiert damit nichts anderes, als mangelnden Respekt vor allen anderen. Denn dies bedeutet: Wenn mein Handy klingelt, ist das auf jeden Fall wichtiger als mich mit Ihnen zu unterhalten oder weiter zuzuhören.

Gilt das auch für das Schreiben von SMS?

Das Lesen und Beantworten von SMS ist in Anwesenheit Dritter unhöflich, selbst wenn Sie Ihr Mobiltelefon auf "stumm" geschaltet haben oder unter dem Konferenztisch antworten – in der irrigen Annahme, das merkt ja keiner. In Besprechungen und Konferenzen sollten Sie Ihr Mobiltelefon grundsätzlich ausschalten, ausser, Sie erwarten Anrufe beziehungsweise SMS, die sich auf das Meeting beziehen.

Wie verabschiedet man sich nach einem Treffen?

Verabschiedungen wie "Man sieht sich" oder "bis irgendwann" demonstrieren Desinteresse. "Tschüss", "Tschau tschau", "Ciao", "Servus" passen in die Kneipe, ins Fitness-Studio oder zu einer lockeren Büro-Fete. "Vielen Dank für die gelungene Veranstaltung, auf Wiedersehen" ist allerdings in den meisten Fällen passender. Gastgeber reichen übrigens auch bei der Verabschiedung immer die Hand zuerst. Begleiten Sie Ihren Gast mindestens bis zum Aufzug, richtig punkten können Sie unter Umständen damit, wenn Sie ihn sogar bis zum Auto begleiten.

Wer sitzt wo im Wagen bei Geschäftsfahrten?

Bei Geschäftsfahrten mit Chauffeur sitzt der offizielle Ehrengast hinten rechts, also hinter dem Beifahrersitz, der zweithöchste hinten links, der dritte neben dem Chauffeur. Fährt der Chef oder die Chefin selbst, sitzt der ranghöchste Gast neben ihm oder ihr. Holen Sie als "gemischtes Team" (Mann/Frau) einen Kunden vom Flughafen ab und der Mann fährt den Wagen, so ist es praktisch, wenn die Kollegin mit dem Gast hinten Platz nimmt. So kann sie ihm ohne Halsverrenkungen Interessantes auf dem Weg zum vorgesehenen Ziel erläutern. Es geht natürlich auch andersherum!

Was sieht der Knigge für Betriebs- oder auch Weihnachtsfeiern vor?

Aufschlussreich ist immer wieder die Schlacht am Buffet. Geht es in Ihrem Unternehmen eher "fair" zu oder ist es tatsächlich ein Ellebogen-Job, das tägliche Brot zu ergattern? Wie auch immer: Bleiben Sie gelassen und stellen Sie sich zu jedem Gang immer wieder hinten an. Auch wenn Sie vielleicht aus Diätgründen beschlossen haben, auf die Vorspeise zu verzichten, mogeln Sie sich besser nicht nach vorne.

Gibt es grundlegende Regeln für das Buffet?

Jeder Teller hat nur ein begrenztes Fassungsvermögen. Mit fantasievoll aufgetürmten Hühnerbeinen, Salatblättern und Käsehäppchen können Sie allenfalls bei "Wetten dass?" auftreten. Gehen Sie lieber zwei Mal. In der Regel wird ein Buffet immer wieder aufgefüllt und keiner muss verhungern. Auch wenn Ihre Nachbarin recht ökonomisch gedacht zwei Gänge auf einmal transportiert: Gönnen Sie sich zu Vorspeise, Hauptgericht und Dessert jeweils einen sauberen Teller. Sie würden ja auch keinen Wein aus Ihrem benutzen Cola-Glas trinken, oder?

Ist Alkohol trinken erlaubt?

Alkohol lockert zwar die Stimmung auf einer Weihnachtsfeier. Aber zu viel des Guten nährt bei Ihren Vorgesetzten womöglich Bedenken, ob man Sie bei einem Geschäftsessen ohne weiteres neben wichtige Kunden setzen kann. Wenn Sie ihn dann noch mit der Begründung, Sie könnten nicht Tanzen, im Regen stehen lassen, haben Sie an diesem Abend ihre Karriere ordentlich ausgebremst. Man muss zwar nicht den ganzen Abend über das Parkett wirbeln, aber man sollte sich doch genau überlegen, wen man vor den Kopf stösst.

Welchen Peinlichkeiten sollte man sonst noch vorbeugen?

"Entschuldigung, Sie haben einen Toilettenfehler." Mit diesem Hinweis wurde früher äusserst ungern und deshalb nur indirekt auf einen offenen Reisverschluss hingewiesen. Und so locker unsere Gesellschaft heute auch sein mag: Solche banalen Peinlichkeiten lassen uns immer noch die Röte ins Gesicht steigen – egal ob wir Betroffener oder Beobachter sind. Machen Sie keine grosse Sache daraus. Denn je verkrampfter man reagiert, desto peinlicher wird es. "Sie sollten Ihre Kleidung korrigieren", wäre die passende Reaktion. Denn wenn der Chef merkt, dass Sie ihn "offen" in ein Kundenmeeting haben laufen lassen, reagiert er wahrscheinlich empfindlich.

Gibt es andere Feiertage, bei denen das richtige Benehmen im Unternehmen wichtig ist?

Wer zur Karnevals-Zeit in den Hochburgen Mainz, Köln oder Düsseldorf zu tun hat, sollte einiges beachten. Es gibt ja immer ein paar Kandidaten, die ausgerechnet zwischen Weiberfastnacht und Aschermittwoch Gäste aus Übersee treffen müssen, um die neueste globale Kampagne zu besprechen. Am Donnerstag vor Rosenmontag ist Weiberfastnacht. Dann ist es üblich, dass Frauen den Männern die Krawatten abschneiden. Wer sich's gefallen lässt, wird mit einem Kuss belohnt (im Rheinland = Bützje).

Alte Hasen haben an diesem Tag viele hässliche, alte Krawatten im Handgepäck. In Düsseldorf wird "Alt" verkauft und "Helau" gerufen, in Köln trinkt man nur "Kölsch", bevor "Alaaf" gerufen wird. Keinesfalls verwechseln! Auch hier gilt: Mass halten. Denn wer am nächsten Tag noch ernsthafte Präsentationen halten und überzeugen will, muss wenigstens im Ansatz einen klaren Kopf haben.

Welche Regeln sollte man im Büro unbedingt beherzigen?

Offene Bürotüren sind in vielen Unternehmen inzwischen wesentlicher Bestandteil einer "offenen" Unternehmenskultur. Es ist trotzdem immer noch ein Gebot der Höflichkeit, vor dem Betreten eines Büros anzuklopfen. Selbst wenn in einem Team das Prinzip der ,"offenen Tür" praktiziert wird, gehört ein kurzes Klopfen zum guten Ton. Erst recht bei einer geschlossenen Bürotür. Es geht nicht mehr wie früher darum, nach dem Anklopfen devot auf ein "Herein" zu warten. Das akustische Signal ist mehr dazu gedacht, im Raum Anwesende vorzuwarnen: Achtung, eine fremde oder andere Person betritt jetzt Ihr Terrain.

Gilt das auch für Meetings?

Gerade in Meetings ist die non-verbale Kommunikation oft entscheidend. Ein Redner, der vorn steht und präsentiert, sollte zu den Menschen sprechen und nicht zu seinen Notizen, dem Flipchart oder dem Fussboden. Überzeugt werden muss in erster Linie der Ranghöchste. Also immer wieder Blickkontakt suchen. Auch als Zuhörer strahlt man übrigens Kompetenz oder Inkompetenz aus. Wir können alle unglaublich aktiv sitzen und zuhören, indem wir uns aufrichten und konzentriert gucken. Gähnen, aus dem Fenster schauen oder auf die eigenen Hände starren zerstört hingegen jede professionelle Wirkung.

Besonders für Frauen gilt: Sich nicht unnötig klein machen oder mit gefalteten Händen und zusammengepressten Knien an den Konferenztisch setzen. Kopf gerade halten, nicht zu viel lächeln und souverän bleiben. Frauen lassen sich oft unterbrechen und ordnen sich damit unter. Ein geeignetes Gegenmittel ist es, den "Angriff" abzuwehren, indem "frau" den Arm ausstreckt und in den Raum hinein hält. Die Chancen zum Ausreden steigen dadurch enorm. Absolut daneben ist es allerdings, Ranghöhere so ausbremsen.

Welcher ist der richtige Moment, um Visitenkarten auszutauschen?

In Deutschland werden Visitenkarten bei beruflichen Begegnungen direkt nach der Begrüssung oder am Verhandlungstisch ausgetauscht. Der Gast macht den Anfang. Bei einer Gruppe von Menschen erhält der Ranghöchste oder Leiter zuerst eine Karte. Ist keine Hierarchie erkennbar, geht es der Reihe nach. Visitenkarten schaut man genau an und steckt sie keineswegs sofort in die Tasche. Die Informationen darauf können schon der Beginn eines Gesprächs sein: "In Hamburg habe ich Verwandte, ich glaube, die wohnen gar nicht weit von Ihrem Institut entfernt." Bei Meetings ist es sinnvoll, die Visitenkarten in der Sitzanordnung der Teilnehmer vor sich auf den Tisch zu legen.

Wieviel Feedback sollte man geben?

Bedanken Sie sich im Beruf per Brief oder Mail an die Kolleginnen und Kollegen für deren Unterstützung und Mitarbeit. Loben Sie auch. Nicht wenige Vorgesetzte versagen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die verdiente Anerkennung in der Befürchtung, dass diese dann gleich mit der Forderung nach einer Gehaltserhöhung auf der Matte stehen. Lobverweigerer schaden sich selbst – denn Menschen ohne positives Feedback arbeiten weniger beflügelt als die Anerkannten.

Mein Gesprächspartner ist erkältet, aber ich will mich nicht anstecken. Was kann ich sagen?

Jeder kennt die Situation: Man registriert seinen stark verschnupften Gesprächspartner und fragt sich, ob man die Hand ausschlagen darf. Ja, zum Beispiel mit den Worten: "Es ist wohl besser, wir geben uns in dieser Erkältungszeit nicht die Hand." Oder von sich selbst: "Ich bin leider hochinfektiös und möchte Sie nicht anstecken. Darum gebe ich Ihnen besser nicht die Hand."

Was gilt es zu tun, wenn jemand Niesen muss?

Hatschi! "Gesundheit!" Man muss die Umwelt auf ein unverhofftes Geräusch von anderen nicht noch aufmerksam machen, darum ist der mittelalterliche Wunsch "Gesundheit" (auch "Wohlsein") ersatzlos gestrichen. Niesen kann man nicht steuern und deshalb muss der Verursacher auch nicht um Entschuldigung bitten. Generell gilt: Körpergeräusche werden nicht kommentiert. Manchen Menschen ist es unangenehm beim Niesen des Gegenübers nichts zu sagen. Hier kommt es ganz darauf an, wo man sich befindet. Alten Menschen wünscht man vielleicht weiterhin "Gesundheit", weil sie es so gewohnt sind, bei jüngeren kann man sogar einen kleinen Smalltalk daraus machen: "Na, hoffentlich wird das keine richtige Grippe".

Darf man am Arbeitsplatz Kaugummi kauen?

Im Geschäftsleben ist Kaugummi kauen meistens tabu: In jedem Job mit Kundenkontakt, am Telefon und generell bei Gesprächen mit anderen Personen. Da wirkt es absolut unprofessionell und unhöflich, während einer Unterhaltung ein Kaugummi von einer Backe in die andere zu schieben. Grundsätzlich gibt es gegen das Kaugummi kauen nichts einzuwenden. Nur sollte es dann geschehen, wenn man nicht mit einem Gespräch rechnet. Wer überraschend Besuch bekommt, muss das Kaugummi schnellstens entsorgen. Runterschlucken ist nicht der Weisheit letzter Schluss, unter den Schreibtisch oder den Stuhl kleben ist ebenfalls indiskutabel.

Souverän ist beispielsweise: "Moment, ich muss schnell etwas entsorgen", und den "Kommunikationshemmer" mit einem Papiertaschentuch oder einem Stückchen Papier im nächsten Mülleimer verschwinden zu lassen. Generell gilt: Bitte diskret kauen! Mund zu, nicht schmatzen, keine Blasen. Die wenigsten Menschen können würdevoll kauen. Und im normalen Geschäftsleben wird man niemanden mit vollem Mund wiederkäuend überzeugen. Es sei denn, Sie erhöhen gerade Ihre Konzentration als Fussballtrainer oder Torwart – aber selbst dann wirkt das Kauen mit offenem Mund nicht cool, sondern nur ausgesprochen dämlich.

Sind Abkürzungen in Emails erlaubt?

SgDuH – wissen Sie, was das bedeutet? Hoffentlich nicht! Es heisst "Sehr geehrte Damen und Herren". Diese grausliche Abkürzung, die neuerdings gern als Anrede in E-Mails verwendet wird, setzt sich hoffentlich nie bei Briefanreden durch. Eine geschäftliche E-Mail ist nichts anderes als ein elektronischer Brief. Anrede und Grussformel sollten also auch hier respektvoll und höflich sein. Die SgDuHs beenden eine Mail dann bestimmt mit "MfG" und können sicher sein, dass Sie in Erinnerung bleiben – als jemand, der sich für den Adressaten nicht einmal so viel Zeit nimmt, Grussformeln auszuschreiben.

Wie sollte man sich am ersten Tag in einem neuen Unternehmen verhalten?

Pünktlichkeit und zeitliche Flexibilität bei Arbeitsschluss sind gerade in der Anfangsphase entscheidend. Kommt man nur einmal zu spät, gilt man schnell als generell unpünktlich. Nutzen Sie Ihre Beobachtungsgabe. Achten Sie darauf, wie der Dresscode aussieht und welche Gepflogenheiten im neuen Unternehmen herrschen (Duzen oder Siezen, Pausenregelungen, Meldeformel am Telefon, privater Handygebrauch, Kaffeekochen). Je mehr Mitarbeiter man persönlich kennt, desto leichter bekommt man Hilfe und interessante Informationen. Gehen Sie reihum mit den neuen Kollegen essen, dann lernen Sie jeden einzelnen kennen und bevorzugen niemanden. Oft genügt dann ein Anruf, wo andere stundenlang recherchieren müssen.