Eine gute Selbstorganisation hilft dir, deinen Arbeitsalltag strukturierter zu gestalten. Hier kommen sieben Tipps für mehr Produktivität und Ordnung.
In unserem hektischen Alltag ist es oft eine Herausforderung, strukturiert und produktiv zu arbeiten. Doch mit den richtigen Methoden und Werkzeugen kannst du deine Selbstorganisation verbessern. Wir zeigen dir sieben einfache Strategien dafür.
1. Sorge für einen aufgeräumten Arbeitsplatz
Um strukturiert arbeiten zu können, braucht es ein strukturiertes Umfeld. Räume deinen Schreibtisch und die Schubladen auf. Verschaffe dir dann Ordnung über Papiere und scanne Dokumente ein, von denen du kein Original brauchst. So reduzierst du unnötige Papierstapel. Miste auch deinen Computer aus und befreie ihn von Dokumenten, die du nicht mehr benötigst beziehungsweise ordne sie.
Langfristig kann es dir helfen, den Schreibtisch minimalistisch einzurichten.
2. Strukturiere deine Zeit
Kaufe dir einen Terminkalender, der den Tag in Uhrzeiten gliedert, oder benutze eine elektronische Version davon. Markiere dort deine Arbeitszeiten und deine wiederkehrenden Termine. So kannst du anfallende To-Dos gleich einem Wochentag und einer Uhrzeit zuordnen, wann du sie erledigen willst. Vergiss eventuelle Fahrtzeiten bei deiner Strukturierung nicht. Nur so kannst du dir einen realistischen Überblick über dein Zeitpensum verschaffen und die Selbstorganisation überhaupt angehen.
Nimm dir am Wochenende oder am Wochenanfang den Kalender zur Hand und plane konkret für die Woche durch, wann du etwas erledigen möchtest. Es geht nicht darum, dass du dich komplett daran halten wirst. Doch es hilft, dir vor Augen zu führen, was deine Ziele für diese Woche sind.
Noch genauer wird es, wenn du dir an jedem Morgen einen Tagesplan erstellst mit Zielen, die du bis zum Abend bewältigen willst.
3. Rufe deine E-Mails nur an bestimmten Tageszeiten ab
Plane jeden Tag eins bis zwei Zeitfenster ein, an denen du deine E-Mails abrufst und beantwortest. Das kann zum Beispiel morgens und direkt nach der Mittagspause sein. Das Gleiche kannst du für WhatsApp, Instagram und Co. anwenden. Damit arbeitest du fokussierter und lässt dich ausserhalb der Zeitfenster weniger ablenken.
4. Vermeide Ablenkungen von innen und aussen
Damit du strukturiert arbeiten kannst, solltest du dir im Klaren über Fokuszeiten und Pausen sein. Vermeide in einer konzentrierten Arbeitszeit, dass dein Handy in greifbarer Nähe liegt, um dich nicht abzulenken. Falls dir spontan etwas einfällt, das du nachschauen solltest, schreibe es auf eine To-Do-Liste. Später kannst du alle aufgeschriebenen Punkte dann gebündelt erledigen.
Denke daran, dir mindestens alle 60 bis 90 Minuten eine Verschnaufpause zu gönnen. Selbstorganisation bedeutet nicht, dass du ununterbrochen arbeiten musst – Pausen sind wichtig, um durchatmen zu können. Wie wäre es mit einer bewegten Pause oder Sport in der Mittagspause?
5. Ordne Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip
Mit dem Eisenhower-Prinzip kannst du deine Zeit besser einteilen. Dabei unterscheidest du in einem Quadrat vier Felder:
- Wichtig und dringlich
- Wichtig, aber nicht dringlich
- Nicht wichtig, aber dringlich
- Nicht wichtig und nicht dringlich
Gehe dann folgendermassen vor:
- Wichtige und dringliche Aufgaben musst du sofort erledigen.
- Wichtige, aber nicht dringliche Dinge kannst du auch zu einem späteren Punkt machen.
- Versuche, nicht wichtige aber dringliche Angelegenheiten an andere zu delegieren.
- Etwas, das nicht wichtig und auch nicht dringlich ist, kannst du sofort löschen und brauchst es nicht zu erledigen.
Tipp: Kennst du die Pomodoro-Technik, mit der du deine Zeit und die Aufgaben anschliessend einteilen kannst?
6. Ziele für mehr Selbstorganisation
Überlege dir für deine Projekte im Büro kurzfristige, mittelfristige und langfristige Ziele, die du erreichen willst.
- Kurzfristige Ziele sind Ziele, die du in wenigen Wochen bewältigen kannst.
- Mittelfristige Ziele können die nächsten zwölf Monate betreffen.
- Langfristige Ziele gehen darüber hinaus.
Wenn du deine Ziele kennst, wird es leichter sein, dich für die Arbeit zu motivieren.
7. Finde Routinen
Wichtig ist vor allem, dass du eine Routine bekommst. Gestalte gleichablaufende Tages- und Wochenabläufe. Das ist am Anfang sehr schwierig, aber sobald du einige Tage bis Wochen in einem Rhythmus gearbeitet hast, wird sich dein Körper und Geist daran gewöhnen.
All diese Ideen kannst du natürlich auch auf das Studium oder den Haushalt anwenden. Selbstorganisation hilft dir in vielen Bereichen des Lebens, fokussierter und geordneter zu sein.
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